Episoden aus meinem Leben

143. Splitter - Ich bitte um einen aussagekräftigen Titel

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Bei Reiseabrechnungen muss ich wie alle Anderen das dafür vorgesehene Formular mit den drei Durchschlägen ausfüllen. Das Original geht an die Buchhaltung, die gelbe Pause bleibt bei uns. Wo die blaue und die rote Kopie hingehen, bleibt mir verborgen.Was ich aber kenne ist die Vorschrift, dass man auf den Groschen genau abrechnen muss. Das ist bei der Umrechnung aus Fremdwährungen oft gar nicht so einfach und manchmal sogar gefährlich. Ich erinnere mich, dass ich bei der Rückkehr aus Blackpool im Jahr 1973 nur mehr öS 54,50 für einen Pfund Sterling zurückbekam, obwohl es 1972, ein Jahr früher, noch öS 60,30 dafür gab.

Je mehr Reisen und Spesenabrechnungen ich mache, desto mehr Routine bekomme ich. Vergleichsweise leicht merke ich mir, dass ich nur dann ein Taggeld bekomme, wenn ich vormittags verreise. Daher versuche ich immer dann, wenn ich es beinflussen kann, den Frühflug zu nehmen.


Reiseabrechnung

Freilich gibt es immer wieder anspruchsvolle Details, die mir viel Konzentration und Akribie abfordern. Sobald ich nach Übersee fliege, muss ich die Zeitzone beachten und in der Abrechnung angeben. Damit ich mit den Buchhaltungs-Angestellten nicht unnütz diskutieren muss, schreibe ich neben der offiziellen Schreibweise in Klammer auch die tatsächliche Dauer der Reise.

So ergänze ich beispielsweise die Angaben zu einem Flug von 9:00 Uhr MEZ (Mitteleuropäische Zeit) bis 21:00 Uhr PST (Pazifische Standard Time) nach Los Angeles mit "21 Stunden Reisezeit". In der Abrechnung schreibe ich bei Taggeld "1 + 21/12". Da jeder Tag 12/12 hat, ergibt das 33/12 oder das 2,75-fache Taggeld, womit die Vergütung für die effektive Reisezeit enthalten ist.

In den USA und in Kanada gibt es - ich vergesse es leider öfters - vier Zeitzonen, die bei inneramerikanischen Flügen zu beachten sind. Zudem gelten in den meisten Großstädten - je nach Preis-Niveau und anderen Kriterien - unterschiedliche Tarife, die in Listen hinterlegt sind. Die Kalkulation wird dadurch etwas verkompliziert. Aber rechnen kann ich ja.

Bei Trinkgeldern bin ich gewohnt, einen Ersatzbeleg auszustellen, damit ich sie nicht aus eigener Tasche zahlen muss. Als ich aber im arabischen Raum für Taxi-Fahrten keine Quittung bekomme, bin ich etwas bestürzt. Also stelle ich auch dafür Ersatzbelege aus, die nach meiner wortreichen Erklärung sehr wohl von unserer Buchhaltung akzeptiert werden. Meist lauten die Beträge allerdings nicht auf US$, sondern auf Rial, Dinar, Dirham oder andere Währungen, die dort gelten und selbstverständlich zu Dollar und Schilling unterschiedlich bewertet werden.

Bei Kunden-Bewirtungen in Österreich freilich ist alles viel einfacher. Zeitzonen, Tarife und Fremdwährungen fallen weg. Ich muss nur mehr über das Preisniveau der einzelnen Restaurants Bescheid wissen. Ich kann meine Kunden nämlich weder ins Sacher einladen, noch in ein Beisl mitnehmen. Nicht einmal das Trinkgeld bereitet mir Kopfzerbrechen, gilt doch ein ziemlich einheitlicher Prozentsatz. Schließlich ist mir jetzt auch egal, zu wem die blauen und die rosa Durchschläge der Reiseabrechnungs-Formulare geschickt werden. Das liegt jetzt nämlich bei einer qualifizierten Dame aus dem Backoffice, die alle Spesen-Abrechnungen - mehr oder weniger gern - für mich erledigt.


kostenfrei
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Titel-Tipps:

Antal:
"Reise-Akribie"
Brigitte:
"Spesenabrechnungen - eine Wissenschaft"


Kommentare (autorisiert):

Antal:
„Wir sind ja selber schuld – warum sind wir auch nicht Konzernvorstand mit mehr oder weniger unbegrenztem Spesenkonto ohne Abrechnungszwang, dafür mit ein paar Firmenkreditkarten geworden (wobei, denke ich, ersteres heutzutage ja auch nicht mehr üblich ist, und Firmenkreditkarten hat fast jeder qualifizierte Angestellte – außer in meinem derzeitigen Unternehmen, wo auch die Geschäftsführer keine haben).
Jedenfalls habe ich lernen müssen, daß es sich nicht auszahlt, die lästige Reiseabrechnung auf den Sanktnimmerleinstag zu verschieben – meist gehen dann ein paar Belege verloren, man kann sich an nichts mehr so genau erinern etc. Einem Kollegen von mir erging es noch schlimmer: Er hat fast ein Jahr keine Abrechnungen gemacht, und nach Firmenvorschrift war das dann verjährt, d.h. er hat nichts ersetzt bekommen..."

Brigitte:
„Nach deinen Reisen hast du ja mathematische Höchstleistungen vollbringen müssen ! Alle Achtung ! Ich habe jetzt die Beispiele der Mathematik-Matura vom Vorjahr in die Hände bekommen - und war frustriert. Ich habe in Mathematik maturiert (zwar in der HAK und war eine der Besten in Mathematik), aber ich habe jetzt nur Bahnhof verstanden. Allerdings feiern wir heuer 60-jähriges Maturajubiläum. Also hat sich für uns Dinosaurier in mehr als einem halben Jahrhundert so viel verändert und es ist so viel Neues hinzugekommen, dass wir nur staunen können. Es ist aber interessant - so wie deine komplizierten Abrechnungen. "
Ernst:
„Ich bin mein Büroleben lang nicht mit Dienstreisen beschäftigt gewesen (höchstens und selten mit ein paar Inlands Dienstreisen) Mit der Abrechnung war ich auch nicht konfrontiert. Aktuell gibt es computergenerierte Formulare und Programme für die Abrechnung, die nur mehr mit Belegen gefüttert werden sollen/müssen. Zu Ohren gekommen ist mir auch, dass dieses Geschäft sehr kompliziert geworden ist (Beispiel: "Flugreisen"). Damit bin ich mit meinem Latein auch schon fertig."